Tugas Rangkuman Sistem Informasi Akuntansi

BAB 1-4

MENGENAL SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

Proses Bisnis dan Sistem Informasi Akuntansi

Sistem informasi akuntansi (SIA) adalah subsistem dari sistem informasi manajemen (SIM) yang menyediakan informasi akuntansi dan keuangan seperti halnya informasi lain yang diperoleh dari pengolahan rutin transaksi akuntansi. Sistem informasi akuntansi digunakan dalam berbagai aspek, seperti pembuatan laporan eksternal, perencanaan dan pengendalian, serta penerapan pengendalian internal. SIA juga berfungsi untuk mendukung aktivitas rutin dan pengambilan keputusan.

Proses bisnis (business process) adalah urutan aktivitas yang dilaksanakan oleh suatu bisnis untuk memperoleh, menghasilkan, serta menjual barang dan jasa. Kebanyakan para akuntan memanfaatkan proses bisnis perusahaan dalam bentuk siklus transaksi. Siklus transaksi (transaction cycles) adalah mengelompokkan kejadian-kejadian terkait yang pada umumnya terjadi dalam suatu urutan tertentu, sedangkan kejadian (events) adalah aktivitas yang terjadi pada suatu waktu tertentu. Terdapat tiga siklus transaksi utama yaitu :

·         Siklus pemerolehan / pembelian (acquisition/purchasing cycle) adalah proses pembelian dan pembayaran untuk barang atau jasa.

·         Siklus konversi (conversion cycle) adalah proses mengubah sumber daya yang diperoleh menjadi barang atau jasa.

·         Siklus pendapatan (revenue cycle) adalah proses menyediakan barang atau jasa untuk pelanggan dan menagih uangnya.

Lingkup Sistem Informasi Akuntansi

SIM merupakan seperangkat subsistem. DiELERBE,Inc., semua subsistem ini bersifat penting, dan informasi yang berbeda diperlukan untuk menjalankan fungsinya.

Sistem informasi akuntansi itu adalah suatu subsistem dari SIM yang menyediakan informasi akuntansi dan keuangan, juga informasi lain yang diperoleh dari pengolahan rutin atas transaksi akuntansi. SIA menelusuri sejumlah besar informasi mengenai pesanan penjualan, penjualan dalam satuan unit dan mata uang, penagihan kas, pesanan pembelian, penerimaan barang, pembayaran gaji, dan jam kerja. 

Penggunaan Sistem Informasi Akuntansi

SIA memberikan lima macam penggunaan informasi akuntansi yaitu :

 )      Membuat Laporan Eksternal

Perusahaan menggunakan system informasi akuntansi untuk menghasilkan laporan-laporan khusus untuk memenuhi kebutuhan informasi dari para investor, kreditor, dinas pajak, badan pemerintah, dan yang lain. Laporan ini mencakup laporan keuangan, SPT pajak, dan laporan yang diperlukan oleh badan pemerintah yang mengatur perusahaan dalam industry perbankan dan utilitas.

3      Mendukung Pengambilan Keputusan

Informasi juga diperlukan untuk mendukung pengambilan keputusan yang tidak rutin pada semua tingkat dari suatu organisasi. Contohnya antara lain mengetahui produk-produk yang penjualannya bagus dan pelanggan mana yang paling banyak melakukan pembelian. Permintaan informasi nonstandard memerlukan permintaan informasi (query) yang fleksibel akan data dalam suatu basis data.

          Perencanaan dan Pengendalian

Suatu sistem informasi juga diperlukan untuk aktivitas perencanaan dan pengendalian. Informasi mengenai aggaran dan biaya standar disimpan oleh sistem informasi, dan laporan dirancang untuk membandingkan angka anggaran dengan jumlah actual. Data historis dapat diambil dari basis data dan digunakan dalam lembar kerja (spreadsheet) atau program lain untuk meramalkan pertumbuhan dan arus kas.

5      Menerapkan Pengendalian Internal

Pengendalian internal (internal control) mencakup kebijakan-kebijakan, prosedur, prosedur dan sisem informasi yang digunakan untuk melindungi asset-aset perusahaan daru kerugian atau korupsi, dan untuk memelihara keakuratan data keuangan. Untuk mencegah hal yang tidak diinginkan terjadi, sebagai contoh suatu system informasi dapat menggunakan kata sandi (password) untuk mencegah individu lain memiliki akses ke format data entri dan laporan yang tidak diperlukan untuk menjalankan pekerjaan mereka.

Aplikasi dan Peranti Lunak Akuntansi

Di dua bagian terakhir, buku ini menjelaskan SIA berdasarkan lingkup dan penggunaan informasi akuntansi. Cara lain untuk menggambarkan SIA adalah dengan menganggap aplikasi akuntansilah yang mengatur informasi, aplikasi (applicaion) adalah program computer yang digunakan untuk memenuhi keperluan-keperluan tertentu.

Peran Akuntan dalam Hubungannya dengan SIA

Cara lain untuk memahami arti dai sistem informasi akuntansi adalah dengan mempertimbangkan hubungan antar system akuntansidan pekerjaan akuntan. International Federation of Accountants (IFAC) menerbitkan sebuah laporan, pedoman 11, “Teknologi Informasi di dalam Kurikulum Akuntansi”, yang mengidentifikasi empat peran dimana akuntan menggunakan teknologi informasi : pengguna, manajer, konsultan dan evaluator.

Akuntan Sebagai Pengguna

Para akuntan dan manajer keuangan menggunakan sistem akuntansi untuk semua fungsi yang dibahas sebelumnya (menyusun laporan eksternal, menangani transaksi rutin, dan lain-lain).

Pedoman IFAC menekankan bahwa para pengguna perlu memahami arsitektur sistem informasi, peranti keras (hardware), peranti lunak (software), dan metode pengorganisasian data, serta mampu untuk menggunakan paket pengolah kata, lembar kerja, basis data, dan akuntansi.

Akuntan Sebagai Konsultan

Akuntan yang sudah berpengalaman dapat menyediakan jasa konsultasi dibanyak bidang termasuk sistem informasi, perencanaan keuangan perorangan, akuntansi internasional, akuntansi lingkungan, dan akuntansi forensic.

Akuntansi Sebagai Elevator

Akunan menyediakan bermacam jasa evaluasi yang berfokus atau bergantung pada sistem informasi akuntansi. Di sini aka dilihat akuntan sebagai seorang auditor internal, auditor eksternal, dan penyedia jasa assurance (pemberian keyakinan) lainnya.

Auditor inernal mengevaluasi berbagai unit didalam suatu organisasi untuk menentukan apakah unit itu telah mencapai misinya secara efisien dan efektif. Auditor internaljuga membantu mengembangkan pegendalian internal yang membantu memastikan efisiensi, efektifitas, serta kepatuhan pada hukum dan peraturan peran mereka dengan berlakunya Sarbanes-Oxeley Act tahun 2002.

Akuntan Sebagai Penyedia Jasa Akuntansi dan Perpajakan

Akuntan menggunakan peranti lunak akuntansi guna menyusun laporan keuangan untuk klien-klien kecil dan perani lunak perpajakan guna memberikan jasa perpajakan untuk klien-klien mereka. Penurunan harga computer serta peranti lunak akuntansi dan perpajakan memungkinkan banyak akuntan untuk memperoleh keuntungan dengan menjadi kantor akuntan perorangan.

Hubungan  SIA dengan Pekerjaan yang di Lakukan Akuntan

Hubungan antara SIA dengan pekerjaan yang dilakukan oleh para akuntan telah dibahas. Yaitu bahwa akuntan berinteraksi dengan SIA sebagai pengguna manajer, konsultan, evaluator, serta penyedia jasa akuntansi dan perpajakan. Pada setiap peran, akuntan bergantung pada SIA. Akuntan perlu meningkatkan keterampilan dan memperbarui pengetahuan mereka tentang teknologi informasi secara berkesinambungan.

PROSES BISNIS DAN DATA

Proses dan Kejadian Bisnis

Proses bisnis merupakan seperangkat aktivitas yang dilakukan oleh suatu bisnis untuk memperoleh, menghasilkan, serta menjual barang dan jasa. Satu cara penting untuk mempelajari proses bisnis perusahaan adalah dengan berfokus pada siklus transaksi. Siklus transaksi (transaction cycle) mengelompokkan kejadian terkait yang pada umunya terjadi dalam suatu urutan tertentu. Kejadian (event) adalah berbagai hal yang terjadi dalam suatu urutan tertentu. Masing-masing siklus transaksi melibatkan lebih dari satu kejadian.

Proses bisnis dapat disusun menjadi tiga siklus transaksi utama :

·         Siklus pemerolehan/pembelian (acquisition/purchasing cycle) mengacu pada proses pembelian barang dan jasa.

·         Siklus konversi (conversion cycle) mengacu pada proses mengubah sumber daya diperoleh menjadi barang-barang jasa.

·         Siklus pendapaan (revenue cycle) mengacu pada proses menyediakan barang dan jasa untuk para pelanggan.

Siklus Pendapatan

Siklus pendapatan dari jenis organisasi yang berbeda dapat saja sama dan mencakup didalamnya sebagian atau semua operasi

.     Siklus Pemerolehan

Seperti halnya siklus pendapatan, siklus pemerolehan dari organisasi dengan jenis yang berbeda pada dasarnya bersifat sama karena kebanyakan mencakup didalamnya sebagian atau semua operasi

Pengidentifikasian Kejadian Dalam Proses Bisnis

Akuntansi pada dasarnya adalah suatu system informasi, dan sangat penting bagi para akuntan untuk mengetahui bagaimana system informasi beroperasi. Pengetahuan seperti itu akan memungkinkan mereka untuk menyediakan jasa konsultasi dan desain sistem, serta untuk memenuhi peran mereka sebagai evaluator dan auditor.

Pedoman Mengakui Kejadian

Pedoman 1 : Kenali kejadian pertama dalam suatu proses ketika seseorang atau suatu departemen dalam sebuah organisasi menjadi bertanggung jawab terhadap suatu aktivitas.

Pedoman 2 : Abaikan aktivitas yang tidak memerlukan keikutsertaan agen internal.

Pedoman 3 : Kenali suatu kejadian baru ketika bertanggung jawab dipindahkan datu satu agen internal ke agen internal lainnya.

Pedoman 4 : Kenali kejadian baru ketika suatu proses sudah disela/diinterupsi dan dilanjutkan kemudian oleh agen internal yang sama. Setelah interupsi seseorang diluar organisasi atau prosesitu mungkin memulai proses tersebut. Sebagai alternative, prose situ dapat itu dapat dilanjutkan pada suatu waktu yang sudah dijadwalkan.

Pedoman 5 : Gunakan satu nama kejadian dan uraian yang mencerminkan sifat umum dari kejadian itu.

Pengorganisasian Data Dalam SIA

Pembahasan sebelumnya memfokuskan pada proses mengidentifikasi kejadian. Satu motivasi penting untuk mengidentifikasi kejadian dari uraian naratif mengenai suatu proses bisnis, adalah bahwa data SIA berhubungan erat dengan kejadian. SIA merekam data tentang berbagai kejadian yang dibahas dibagian sebelumnya, termasuk perjanjian dengan para pelanggan (para pemasok), barang atau jasa yang disediakan kepada pelanggan (yang diterima dari para pemasok), jumlah terutang dari para pelanggan (kepada para pemasok),dan pembayaran oleh para pelanggan (kepada para pemasok).

Arsip dalam SIA yang Terkomputerisasi

Bagian sebelumnya menekankan pada pencatatan kejadian secara manual. Arus dasar informasi yang dijelaskan sebelumnya dapat juga dilihat pada SIA yang terkomputerisasi. Namun demikian, bagaimana cara data disimpan dan diorganisasi dalam suatu sistem yang terkomputerisasi berbeda dengan SIA manual. Bagian ini menunjukkan bagaimana data diorganisasi dalam SIA yang terkomputerisasi.

Jenis-Jenis File Data

Ada dua jenis file data yang penting dari file data yaitu file induk dan file transaksi.

File induk memiliki ciri-ciri sebagai berikut :

·         File induk menyimpan data yang relative permanen mengenai agen-agen eksternal, internal, atau barang dan jasa.

·         File induk tidak menyediakan perincian mengenai transaksi-transaksi individual.

·         Data yang disimpan dapat memiliki karakteristik sebagai data acuan maupun data ringkasan.

File transaksi memiliki ciri-ciri sebagai berikut :

·         File transaksi menyimpan data tentang kejadian.

·         File transaksi biasanya mencakup informasi kuantitas dan harga.

Kejadian dan Aktivitas

Ada tiga jenis aktivitas yang dapat mambantu anda dalam memahami SIA :

1.      Pencatatan

Pencatatan mengacu pada penyiapan dokumen sumber dan / penyimpanan data kejadian file transaksi.

2.      Pembaruan

Pembaruan mengacu pada tindakan mengubah data ikhtisar disuatu file induk untuk mencerminkan pengaruh dari kejadian.

3.      Pemeliharaan file

Aktivitas pemeliharaan file menangkap dan mengorganisasi data acuan tentang file induk.

MENDOKUMENTASIKAN SISTEM AKUNTANSI

Diagram Aktivitas UML

Ada beberapa teknik untuk mendokumentasikan dokumen bisnis. Didalam buku teks ini, digunakan unified modeling language (UML), suatu bahasa yang digunakan untuk menentukan, memvisualisasikan, membangun, dan mendokumenasikan suatu sistem informasi.

UML dikembangkan sebagai suatu alat untuk analisis dan desain berorientasi objek oleh Grady Booch, Jim Rumbaugh, dan Ivar Jacobson. Namun demikian, UML dapat digunakan untuk memahami dan mendokumentasikan setiap sistem informasi .

Diagram aktivitas UML dan peta mempunyai beberapa karakteristik umum yang bermanfaat :

Overview Activity Diagram dan Diagram Detailed Activity

·         Overview diagram menyajikan suatu pandangan tingkat tinggi dari proses bisnis dengan mendokumentasikan kejadian-kejadian penting, urutan kejadian-kejadian ini, dan aliran informasi kejadian.

·         Diagram Detailed sama dengan peta dari sebuah kota. Diagram ini menyediakan suatu penyajian yang lebih detail dari aktivitas yang berhubungan dengan datu arah atau dua kejadian yang ditunjukkan pada overview diagram.

MENGIDENTIFIKASI RISIKO DAN PENGENDALIAN DALAM PROSES BISNIS

Pengendalian Internal dan Peran Akuntan

Pengendalian internal (internal control) adalah suatu proses, yang dipengaruhi oleh dewan direksi entitas, manajemen, dan personel lainnya, yang dirancang untuk memberikan kepastian yang beralasan terkait dengan pencapaian sasaran kategori sebagai berikut : efektivitas dan efisiensi operasi; kendalan pelaporan keuangan; dan ketaatan terhadap hukum dan peraturan yang berlaku.

Pemahaman yang baik mengenai pengendalian internal penting bagi akuntan yang berperan sebagai manajer, pengguna, perancang, dan evaluator system akuntansi.

Kerangka Kerja dalam Mempelajari Pengendalian

1.      Komponen Pengendalian Internal

Laporan COSO mengidentifikasi lima komponen pengendalian internal yang saling berkaitan :

·         Lingkungan pengendalian

·         Penentuan resiko

·         Aktivitas pengendalian

·         Informasi dan komunikasi

·         Pengawasan

2.      Sasaran Pengendalian Internal

Pemangku kepentingan yang berbeda (pemegang saham, manajer, pelanggan, dan karyawan) mungkin memiliki tujuan yang berbeda-beda. Pemegang saham utamanya mungkin berhubungan dengan tujuan yang berkaitan dengan nilai saham.

Menentukan Resiko Pelaksanaan : Siklus Pendapatan

Risiko pelaksanaan (execution risk) mencakup risiko tidak tepatnya pelaksanaan transaksi.

Penelitian Risiko Sistem Informasi

Risiko Sistem Informasi (information system risk) atau risiko kesalahan pada system informasi perusahaan melalui pencatatan, pembaruan, atau pelaporan data yang tidak tepat. Bagian ini menstrukturkan risiko sistem informasi  menjadi dua kategori :

1.    Pencatatan Risiko (recording risk)  menyatakan risiko yang tidak tangkap informasi kejadian secara akurat dalam system informasi organisasi.

2.   Memperbarui Risik adalah risiko bahwa field ringkasan dalam catatan induk tidak diperbarui dengan tepat. 

Sumber : Buku Sistem Informasi Akuntansi, Dasaratha V.Rama / Federick L.Jones.

               Penerbit : Salemba Empat